אני מאמינה גדולה ברשימת משימות יומית, אני עובדת עם can do list, גישה שלמה לניסוח המשימות כדי להגביר אפקטיביות. משימה טובה תעזור להגשים מטרות ויעדים, ויש תאוריות שלמות על איך לנסח את המטרות והמשימות, כדי לקדם עשייה. אחד המודלים המוכרים ביותר לניסוח מטרות הוא מודל SMART – כמעט כולם שמעו עליו. המודל מצוין ובאמת עוזר להתגבר על המון מחסומים בדרך לעשייה, אבל היום יש מודל שיותר מתאים לתנאי השטח המשתנים תמידית – מודל SMARTER. בכתבה הבאה אפרט על כל אחד מהמרכיבים של המודל, כדי שתנסחו משימות שקל יותר להשלים.
SMARTER
את מודל SMARTER למשימות ומטרות הכרתי באינסטגרם של מייקל הייאט, מומחה במנהיגות. המודל מתאר מאפיינים שיש להקפיד עליהם בעת ניסוח משימות או מטרות קצרות טווח (עד שנה קדימה). הקפדה על משימה שעונה על הפרמטרים הללו משפרת ביצועים ועוזרת להבין מה הצעד הנכון הבא.
המודל התפתח כתגובה לשינויים שמתרחשים בעולם התעסוקה והעסקים בשנים האחרונות. השיעור החשוב ביותר שכדאי להפנים בכל הארגונים, הוא שהשינוי קבוע ולכן חשוב לעבור מעמדה של סתגלנות ותגובה לשינוי (adapting to change) לעמדה של אימוץ השינוי (adopting change). בצורת ההסתכלות החדשה, שינוי הוא מנוע לצמיחה וכדי להישאר רלוונטיים כדאי להגיב מהר ולהרחיב את אזורי הנוחות באופן תמידי.
מודל SMARTER לניסוח מטרות ומשימות עוזר לעשות את זה.
Specific
משימה ספציפית מבהירה מה צריך לעשות. היא לא משאירה מקום לפרשנות ולכן קשה יותר לשבור אותה ולעבוד על עצמנו שזה בסדר. ככל שהניסוח יותר ספציפי ומדויק, קל יותר לעשות אותה.
איך זה נראה?
במקום לכתוב “לעשות יותר ספורט” כתבו “ללכת יותר לחדר כושר ולעשות פעילות אירובית”. המשימה “לנהל שיחות אישיות עם הצוות” תהפוך ל”קביעת שיחות אישיות של שעה עם הצוות”.
כשהמשימה מתאר תעשייה גדולה וכללית, קשה לנו לעמוד בה מבחינה קונספטואלית ולכן אנחנו מוותרים עליה מלכתחילה. אין לנו ציפייה פנימית לעמוד בה כבר ברגע שהיא נכתבת. הרי לא אצליח לנהל את השיחות עם הצוות היום, אז למה בכלל לנסות?
כשהמשימה מנוסחת בצורה מדוייקת (קביעת השיחות האישיות), קל לי לדמיין איך אני מצליחה לעשות את זה היום, והסבירות שזה יקרה גדלה משמעותית.
Measurable
חשוב שהניסוח של המשימה יהיה מדיד, כדי שנדע מתי סיימנו אותה ואפשר לסמן ✅. משימות אמורפיות ואינסופיות פוגעות במוטיבציה הראשונית לעשייה ולמעשה מרימות לנו לכישלון. במקום, עדיף לתחום את המשימה ולתת סימן מתי יגיע הסוף, כבר בהתחלה.
איך זה נראה?
נמשיך עם שתי הדוגמאות ממקודם, ונראה איך הן מתפתחות למשימות שקל לבצע וברור איך.
המשימה האישית – “ללכת יותר לחדר כושר ולעשות פעילות אירובית.” מה זה יותר? לא ברור לי מה לעשות ולכן לא אעשה. במקום זאת, אפשר לנסח את המשימה או המטרה האישית כך: “ללכת לחדר כושר ולעשות פעילות אירובית פעמיים בשבוע לפחות.” עכשיו ברור לי מתי אני יכולה לסמן ✅ על המשימה (אחרי אימון האירובי השני בשבוע) ואפילו השארתי לי אפשרות לגדול עם הוספת המילה “לפחות”.
המשימה המקצועית – “קביעת שיחות אישיות של שעה עם הצוות” תהפוך למדידה כך: “קביעת שיחות אישיות של שעה עם כל חברי הצוות.” ברגע שהגדרתי עם מי אני צריכה לקבוע שיחות, אני יודעת מתי סיימתי. עכשיו קל יותר להתחיל.
Action oriented
במצב שבו השינויים תכופים ומהירים, קשה לשמור על מיקוד במטרה. קל לאבד ריכוז ולשכוח מה בכלל רצינו. משימה מכוונת פעולה עוזרת לתת לנו מידע על מה אשכרה צריך לעשות.
איך זה נראה?
משימה אישית – “ללכת לחדר כושר ולעשות פעילות אירובית פעמיים בשבוע לפחות.” אפשר לראות בבירור את הפעלים שמסבירים מה צריך להיעשות – ללכת ולהתאמן.
משימה מקצועית – “קביעת שיחות אישיות של שעה עם כל חברי הצוות.” בקריאת המשימה לא מאוד ברור לי מה הפעולה שיש לבצע כדי לקבוע את הפגישה ייתכן והמידע ברור לי (לשלוח מייל או וואטסאפ) ואז אפשר לחסוך את עומס הפירוט. אם יש בלבול מסוים, אפשר לנסח את המשימה גם אחרת: “לשלוח זימון לכל אחד מחברי הצוות עם הזמנה לשיחה אישית.” המעבר מקביעת פגישות אישיות עם כולם, לשליחת זימון למייל מקטין את העומס הנתפס של המשימה והופך אותה לקלה יותר לביצוע.
Relevant
המשימות שלנו אמורות להוביל אותנו בדרך שתכננו מראש, למטרה או יעד רצויים. הפעולות היומיומיות הן הטקטיקות שמגשימות את האסטרטגיה. אך בעולם שבו תגובה מהירה לשינויים הכרחית, קל לאבד את הכיוון ולהשקיע משאבים מיותרים. בעת ניסוח המשימות, בדקו שהן אכן רלוונטיות להחלטות בטווח הארוך והיעדים שהוצבו בתחילת הדרך.
איך זה נראה?
רלוונטיות לא נראה על הדף, אבל נרגיש בלב.
משימה אישית – אם היעד שלי הוא לנפח את הגוף ולהגדיל היקפים, אולי אימון אירובי הוא לא הסוג המועדף. לעומת זאת, אם אני רוצה לשפר סיבולת לב-ריאה, לעבוד על גמישות וסיבולת המשימה של שני אימוני אירובי לפחות בשבוע רלוונטית בהחלט.
באותו אופן, יש לבחון האם קיום שיחות אישיות עם כל חברי הצוות מקדם מטרות אישיות ו/או ארגוניות? או שאולי אין בזה צורך כרגע? אולי אפשר להעביר את המידע בישיבה צוותית? עצרו לחשוב על איך לבצע, והאם זה הטוב והמתאים ביותר?
האם הבחירה הקודמת עדיין רלוונטית?
Time bound
הגבלת המשימה בזמן מדליקה לנו טיימר פנימי ומגדירה גבולות. סבא שלי, משה מן ז”ל, תמיד אמר לי שאם אני רוצה שמשהו ייעשה, כדאי לבקש ממי שהכי עסוק, כי כשיש את כל הזמן שבעולם – בסוף לא עושים אף פעם. זה ממש ממש נכון, ובתואר השני גם למדתי למה.
הגבלת הזמן מייצרת מחויבות פנימית לעמוד בה, זה חזק מאיתנו.
איך זה נראה?
משימה אישית – “ללכת לחדר כושר ולעשות פעילות אירובית פעמיים בשבוע לפחות.” הגדרת המשימה כשבועית מגדירה לי את הזמן, ומייצרת חזרתיות. זו דרך מעולה להטמיע הרגלים לאורך זמן ולפתח אורך חיים חדש, במקום לשנות את הקיים.
משימה מקצועית – “לשלוח זימון לכל אחד מחברי הצוות עם הזמנה לשיחה אישית.” קל לראות שחסרה לי הגדרת זמן לביצוע. עד מתי לשלוח? ברבעון הקרוב? היום? מחר? לא ברור לי ולכן זה לא יבוצע. אפשר להוסיף בסוף המשפט משהו קטן שישנה את הכל: “עד סוף היום לשלוח זימון לכל אחד מחברי הצוות עם הזמנה לשיחה אישית שתתקיים בשבוע הבא.” אפשר לראות שהוספתי שתי מגבלות זמן – אחת לשליחת הזימון, ואחרת לקיום השיחות. בצורה הזו הגדרתי לעצמי בפירוש מה יש לעשות, מתי ואיך. בכך הקטנתי את סיכוי הטעות, והגברתי את הסיכוי לביצוע.
Exciting
מאפיין חדש שלא היה חלק מהמודל הקודם כלל, נוגע לרגש שמתלווה לעשייה. משימה מרגשת היא כזו שדורשת מאיתנו התפתחות ולמידה. התרגשות מעידה על עניין, מעורבות אישית ורצון – כל אלו שמות קוד של המוטיבציה הפנימית. בעצם, ניסוח משימה מרגשת מיד משלב מימדים מאוד חשובים של מוטיבציה פנימית בעשייה, ולא סתם.
המוטיבציה הפנימית מייצרת חוסן ועוזרת לקבל החלטות טובות יותר. אחת הסיבות שאני כל כך אוהבת את מודל SMARTER לניהול משימות יומיות, זה בדיוק הזרקת המוטיבציה לדברים הקטנים שמרכיבים את החיים עצמם.
איך זה נראה?
גם המאפיין הזה לא נראה על הדף, אלא מורגש בגוף. משימה מרגשת ומלהיבה תעורר בנו רגשות התקרבות – יכול להיות שממש פיזית נתקרב לשולחן או לדף. זה יכול להתבטא בתחושת התרחבות בבטן או במחשבה, אולי בלב. אצל כל אחת ואחד זה אחרת. תעצרו לבדוק – האם מתחשק לי כבר להתחיל? האם מתחיל אצלי חיוך קטן במחשבה על ביצוע המשימה? האם יש פרפרים בבטן?
אם ענית כן – המשימה מרגשת!
Risky
בניגוד לאינטואיציה, המודל מעודד לקיחת סיכונים. אותי זה לא מפתיע, מאחר וסיכון הוא חלק אינהרנטי בהרחבת אזור הנוחות. אנחנו מסתכנים בעצם היותנו בקצה, בגבול הנוחות שלנו. הסיכון הזה שומר על העירנות שלנו, ומוודא שנקבל החלטות שקולות.
כשיש תחושה שאין מה להפסיד, אפשר להפסיד את הכל. הסיכון מעורר בנו קצת פחד, ששומר עלינו מטעויות כבדות. מול דף המשימות יש לזכור שכגודל הסיכון – גודל הרווח האפשרי. ההתרגשות מהסעיף הקודם עוזרת לנו לבצע את הצעד, ולמצוא את האיזון העדין שמשתנה בין כל אחד ואחת.
איך זה נראה?
גם זה לא נראה על הדף, אלא נרגיש בתוכנו.
משימה אישית – ללכת לחדר כושר ולעשות פעילות אירובית פעמיים בשבוע לפחות.” אם אני רגילה לעשות רק יוגה, ועבורי פעילות אירובית היא התנסות חדשה שמציבה אותי במקום לא מוכר – ייתכן וזה סיכון מספיק מבחינתי. אם לא, אולי כדאי לבחור פעילות אחרת שתעזור לי ללמוד על עצמי משהו חדש ולהרוויח כלי שיעזור לי בהתמודדויות עתידיות חדשות ודומות.
משימה מקצועית – “עד סוף היום לשלוח זימון לכל אחד מחברי הצוות עם הזמנה לשיחה אישית שתתקיים בשבוע הבא.” עצם קיום שיחות אישיות עם כל הצוות יכול להיות מהלך עם סיכון, כי אי אפשר לדעת מה יגידו. קל לראות שמרכיב הסיכון נמצא במהות המשימה, ולכן נרגיש אותו כבר בזמן גיבוש המחשבה על המשימה, הרבה לפני שהיא מגיעה אל הדף.
SMARTER is better
הגדרת מטרות חכמות זה דבר חשוב, אבל צריך גם לדעת לנהל אותן באופן חכם יותר. עם מודל SMARTER, ניהול המשימות היומיות הופך לזורם, וקל לצאת לדרך ולסמן ✅ על כולן.
בפגישות אישיות (בזום או במשרד ברעננה) אני עוזרת למנהלות ומנהלים להגדיר משימות ומטרות SMARTER ולהגשים אותן. אפשר ליצור איתי קשר, ואחזור עם פרטים נוספים בשמחה.
אולי גם זה יעניין אותך...
